Dynamics 365 es la suite integral de Microsoft que unifica el ERP y el CRM, transformando tus procesos de ventas, servicio al cliente y operaciones financieras. Es una herramienta poderosa, pero su modelo de licenciamiento es famoso por su complejidad, lo que a menudo lleva a las empresas a pagar de más por errores de asignación.
La clave para que tu inversión en licencias Dynamics 365 sea eficiente no está en el precio de lista, sino en entender la diferencia crucial entre la Licencia Base y las Licencias Adjuntas (Attach). Este simple concepto, cuando se aplica correctamente, puede generar ahorros sustanciales a lo largo del año.
Si sientes que tu factura de Dynamics es demasiado alta o que tus usuarios tienen más permisos de los que realmente necesitan, este post es para ti. Te explicaremos cómo XMS te ayuda a dominar la estrategia de licenciamiento por rol.
1. Entendiendo la lógica: La regla de la licencia base y la adjunta
El modelo de licenciamiento de Dynamics 365 se basa en el principio de “licencia por usuario nominal” y distingue el acceso principal del acceso secundario. Si no respetas esta jerarquía, Microsoft te cobrará el precio completo por ambas aplicaciones.
1.1. La Licencia Base (Base License)
Es la aplicación más costosa o la que el usuario utiliza con mayor frecuencia como su función principal.
Regla: Un usuario debe tener solo una Licencia Base.
Ejemplo: Si tu empleado pertenece al área de Finanzas y pasa la mayor parte del tiempo en la aplicación Finance, esa debe ser su Licencia Base.
1.2. La Licencia Adjunta (Attach License)
Son las aplicaciones adicionales que ese mismo usuario necesita acceder ocasionalmente, y son significativamente más económicas (generalmente una fracción del costo de la Base).
Regla: Un usuario puede tener múltiples Licencias Adjuntas asociadas a su Licencia Base.
Ejemplo: El empleado de Finanzas (Base: Finance) necesita revisar esporádicamente los tickets de Customer Service para entender un reembolso. En este caso, Customer Service se asigna como Licencia Adjunta.
2. La asignación estratégica por rol: Cómo ahorrar dinero
El error más común es comprar la Licencia Base incorrecta. Aquí tienes un ejemplo práctico de cómo nuestro servicio de auditoría de roles maximiza tu inversión:
| Rol del Usuario | Uso Principal (Licencia Base Estratégica) | Uso Secundario (Licencia Adjunta) | ¿Qué Sucede si Compras Mal? |
| Vendedor Senior | Sales Enterprise (Base) | Customer Service (Adjunta) | Si compras Customer Service como Base y luego Sales, pagas la tarifa más alta por dos Bases. |
| Técnico de Campo | Field Service (Base) | Sales (Adjunta, para ver el historial de cuentas) | Pagas el precio completo de Field Service (Base) y luego un precio reducido por la funcionalidad de Sales (Attach). |
Tu Estrategia de Optimización: XMS te ayuda a realizar un mapeo funcional de roles antes de comprar. Aseguramos que la aplicación más costosa y utilizada sea siempre tu Licencia Base, y que las aplicaciones complementarias se adquieran como Adjuntas, resultando en la mayor eficiencia de costos en tu suite de Dynamics.
3. La integración: Derechos implícitos de Power Platform
Un beneficio clave, y a menudo desconocido, de las licencias Dynamics 365 es que incluyen derechos de uso de Power Platform.
Derechos incluidos: Los usuarios de Dynamics obtienen acceso para construir y usar aplicaciones de Power Apps y flujos de Power Automate siempre y cuando esas soluciones estén directamente relacionadas con la personalización o extensión de la aplicación Dynamics (CRM/ERP) que compraron.
Cuándo necesitas Licencias adicionales: Si un usuario de Dynamics 365 necesita usar una aplicación de Power Apps que es completamente ajena a su rol (ejemplo: una aplicación de RR. HH. que no se conecta con Dynamics), entonces necesitarás licencias Power Apps por usuario específicas.
Este es un punto complejo de cumplimiento que XMS revisa en cada Auditoría de licencias Microsoft para asegurar que no estés violando los términos de uso, ni comprando licencias de Power Apps innecesarias.
Conclusión
El licenciamiento de Dynamics 365 es una inversión estratégica poderosa. No permitas que la complejidad del modelo Base y Adjunto te cause sobrecostos innecesarios.
Nota de Daniela Lalanne (Directora de Marketing XMS)
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